Gestion electronique de documents – note de frais électroniques
Transformez la gestion de votre entreprise en
dématérialisant vos factures clients et fournisseurs, documents RH et notes de frais
Vous hésitez encore à opérer la transformation
digitale de votre organisation documentaire ?
- Réduction jusqu’à 70% du temps consacré au traitement administratif.
- Automatisation des tâches répétitives (classement, validation, archivage).
- Centralisation et traçabilité tous les documents au même endroit.
- Accès instantané aux documents de partout, à tout moment.
Dématérialisez vos notes de frais.
Fonctionnalités clés de la gestion électronique des notes de frais.
- Saisie automatique via application mobile.
- Photo du ticket, puis extraction automatique des caractères (OCR).
- Détection TVA, montants, dates.
- Workflows de validation automatique.
- Export direct vers votre solution comptable.
- Archivage numérique sécurisé des justificatifs.
Avantages clés de la gestion électronique des notes de frais.
- Capture instantanée des justificatifs par les collaborateurs avec leur mobile.
- Reconnaissance automatiquement par le logiciel de toutes les données comptables importantes.
- Génération des écritures et affectation des frais.
- Accélération et simplification des étapes de traitement : contrôle, validation et remboursement.
Des bénéfices concrets rapidement mesurables.
- Fin des tickets perdus.
- Temps de traitement divisé par 3.
- Remboursements salariés plus rapides.
- Réduction des erreurs et fraudes grâce aux contrôles automatiques.
- Vision consolidée des dépenses par équipe, service, fonction…
Avantages de nos solutions
SÉCURITÉ ET LÉGALITÉ
- Conformité RGPD.
- Conformité Loi Finance 2020.
- Données chiffrées (AES 256).
- Connexion sécurisée (SSL).
- Valeur probatoire des documents.
- Signature électronique intégrée et certifiée niveau 2.
SIMPLICITÉ ET PARTAGE
Intuitive, l’interface s’adapte à vos habitudes de travail, à vos collaborateurs et facilite le partage et la transmission des documents.
GAIN DE TEMPS ET DE PRODUCTIVITÉ
- Recherche facilitée.
- Classement et export automatisés.
- Imputation des données automatisée.
- Circuits de validation automatisés.
- Limite les risques d’erreurs et lie automatiquement les factures avec les pièces justificatives.
MOBILITÉ
Disponible simplement avec une connexion internet via un navigateur.
Full SaaS : aucune installation requise sur le poste de travail.
Accessible de partout et à tout moment.
Grâce à une GED efficace, simple et conforme aux exigences légales vos
processus documentaires seront plus sécurisés et vous gagnerez en productivité.
Open accompagne depuis plus de 15 ans les TPE, PME et ETI dans leur transition numérique documentaire.
Notre équipe de spécialistes des solutions documentaires vous apporte une expertise multi-sectoriels et multi-flux : factures, bulletins de salaire, contrats, notes de frais…
Réactive et rompue aux méthodes d’intégration IT, nos experts sont capables de déployer votre solution de dématérialisation en quelques semaines et de former vos utilisateurs avec pédagogie, clarté et interactivité.
Quelques chiffres clés sur les flux documentaires dématérialisés avec Open
Pourquoi choisir le Groupe Open, pour votre solution de GED ?
- Equipe projet dédiée et locale.
- Expertise complète autour du document
depuis plus de 35 ans. - Partenaire certifié des leaders du marché : Zeendoc, Yooz, Xerox DocuShare.
- Solutions modulaires adaptées aux besoins et budgets des PME.
- Audit & Cadrage offerts pour définir l’architecture documentaire.
- Support premium : maintenance applicative préventive, mises à jour régulières incluses, assistance dédiée.
- Accompagnement complet : étude, financement, déploiement et formation.
- Suivi régulier pour accompagner vos besoins d’évolution.
Concrètement, combien de temps faut-il pour déployer ces solutions ?
1 – Lancement
Rappel des besoins.
Analyse des workflows à paramétrer.
2 – Analyse
Modélisation du processus.
Installation des fonctionnalités.
3 – Présentation(s)
Modifications et ajustements à l’issue des tests.
4 – Formations
Formation des utilisateurs.
5 – Accompagnement post lancement
Retour sur l’utilisation.
Disponibilité sur demande.
Simplicité et rapidité de mise en œuvre !
Chaque projet étant spécifique, la durée totale varie selon la complexité, le type de flux et la solution retenue.
Nous sommes capables de délivrer un projet standard de démat’ factures en moins d’un mois !
Découvrez les 3 grandes solutions du marché intégrées par OPEN.
Elles permettent de couvrir tous les besoins.
Solution spécialisée dans la dématérialisation avancée des flux comptables et financiers.
GED puissante pour les processus documentaires complexes et les grandes entreprises.
Éco-responsabilité : La GED au cœur d’un bureau plus vert
La GED fait partie des solutions les plus efficaces pour réduire l’empreinte carbone des organisations :
- Réduction massive de la consommation papier.
- Moins d’impressions, moins de transport, moins d’archives physiques à stocker.
- Données sont stockées sur des serveurs mutualisés.
- Réduction des déplacements grâce à un accès de partout 24h/24 et 7j/7
- Cloud écologique : datacenters certifiés ISO 50001.
- Des éditeurs engagés pour le numérique responsable.
- Programmes de compensation carbone :
– Partenariat Zeendoc et EcoTree pour compenser la totalité
des émissions CO2 de l’usage lié à la solution Zeendoc par le reboisement de forêts françaises.
– Partenariat avec PrintReleaf pour inverser l’impact carbone de la solution DocuShare par la plantation d’arbres dans le monde entier.
Vous souhaitez contribuer au développement du numérique responsable ?
Découvrez les processus documentaires que vous pouvez dématérialiser avec OPEN
Facturation électronique
Coffre-fort numérique
Notes de frais électroniques
Archivage numérique
